Generalforsamlingen er boligselskapets og aksjeselskapene øverste myndighet. For sameier er dette årsmøtet. Godt forberedte saker og en ryddig innkalling skaper grunnlag for gode beslutninger. Dette bør du huske på:
-
Sett dato og frist for saker
Ordinært årsmøte for boligsameier og generalforsamling skal avholdes hvert år innen utgangen av juni måned. I forkant av ordinært årsmøte/generalforsamling skal styret varsle andelseierne om dato for møtet og om frist for innlevering av saker som ønskes behandlet. I utgangspunktet er ingen sak for stor eller for liten for behandling.
-
Innkalling
Det er styrets ansvar å innkalle til årsmøtet/generalforsamlingen. Den formelle innkallingen skal sendes ut skriftlig mellom 8 og 20 dager før møtet. I innkallingen skal sakene som skal behandles være angitt. Noen saker krever avgjørelse med minst to tredjedels flertall og dette skal være angitt i innkallingen. Dersom en andelseier ønsker en sak behandlet, skal den føres opp i innkallingen dersom styret har mottatt saken innen tidsfristen.
-
Agenda
Det er flere faste poster som skal behandles på ordinært årsmøte/generalforsamling, som:
- Godkjenning av årsregnskap
- Valg av styremedlemmer og varamedlemmer
- Eventuelt valg av revisor
- Fastsetting av godtgjørelse til styret
I tillegg kommer andre saker som er nevnt i innkallingen. En ryddig agenda gir møtedeltakerne oversikt og legger grunnlaget for en god gjennomføring av møtet.
-
Godt forberedte saker
Kvaliteten på beslutningene blir best når sakene er skikkelig forberedt og presentert i innkallingen. Innhent derfor så mye relevant informasjon som mulig og presenter sakene ryddig. Det kan være lurt å formulere sakene med klart forslag til vedtak
-
Gjennomføring
Styret sørger for at alle som møter på årsmøte/generalforsamling blir registrert og krysset av på eierlisten. Fullmakter blir også registrert. Årsmøtet/generalforsamlingen ledes normalt av styrelederen med mindre det velges en annen møteleder. Det skal velges en referent og minst en annen eier til å skrive under protokollen.
-
Forbered valg av nytt styre
Mange boligselskaper praktiserer ordningen med en valgkomité. Komiteen kontakter aktuelle kandidater til styreverv i forkant av årsmøtet/generalforsamlingen. I sameier og borettslag velger årsmøtet/generalforsamlingen styreleder særskilt, mens det i aksjelag ikke alltid er direktevalg på styreleder. Skriftlig avstemning er ofte vanlig ved slike valg, men er ikke et lovkrav. Eiere har mulighet til å fremme benkeforslag selv om det foreligger en innstilling til nytt styre.
-
En hyggelig ramme
Årsmøtet/generalforsamlingen er ikke bare en formell arena, men også et viktig møtepunkt for beboerne der viktige saker diskuteres. En hyggelig ramme for møtet med enkel servering er en god investering i godt naboskap og gode beslutninger.
Utsendelse av referat
Et godt referat er nyttig for eiere som var forhindret fra å komme og er en god oppsummering for de som var til stede. Det anbefales derfor at referatet er fyldigere enn minstekravet til protokollen, som skal angi:
- hvilket selskap/sameie som holder møtet
- tid og sted for møtet
- valg av møteleder og underskrivere
- hvor mange aksjer/seksjoner som var representert
- møtets godkjennelse av innkallingen
- vedtak som er gjort på møtet
Lykke til!
Kilder: Huseiernes landsforbund, OBOS, NBBL, ABBL, Aftenposten
Lov om eierseksjoner og Lov om aksjeselskap
