Generalforsamlingen er boligselskapets øverste myndighet, tilsvarende årsmøtet for boligsameier. Godt forberedte saker og en ryddig innkalling skaper grunnlag for gode beslutninger. Dette bør du huske på:

 

  1. Sett dato og frist for saker

    Ordinært årsmøte for boligsameier skal avholdes hvert år innen utgangen av april måned. For boligselskaper skal generalforsamling holdes innen utgangen av juni. I forkant av ordinært årsmøte/generalforsamling skal styret varsle andelseierne om dato for møtet og om frist for innlevering av saker som ønskes behandlet. I utgangspunktet er ingen sak for stor eller for liten for behandling.

  2. Innkalling

    Det er styrets ansvar å innkalle til årsmøtet/generalforsamlingen. Den formelle innkallingen skal sendes ut skriftlig mellom 8 og 20 dager før møtet. I innkallingen skal sakene som skal behandles være angitt. Noen saker krever avgjørelse med minst to tredjedels flertall og dette skal være angitt i innkallingen. Dersom en andelseier ønsker en sak behandlet, skal den føres opp i innkallingen dersom styret har mottatt saken innen tidsfristen.

  3. Agenda

    Det er flere faste poster som skal behandles på ordinært årsmøte/generalforsamling, som:

    • Godkjenning av årsberetning fra styret
    • Godkjenning av årsregnskap
    • Valg av styremedlemmer og varamedlemmer
    • Eventuelt valg av revisor
    • Fastsetting av godtgjørelse til styret

    I tillegg kommer andre saker som er nevnt i innkallingen. En ryddig agenda gir møtedeltakerne oversikt og legger grunnlaget for en god gjennomføring av møtet.

  4. Godt forberedte saker

    Kvaliteten på beslutningene blir best når sakene er skikkelig forberedt og presentert i innkallingen. Innhent derfor så mye relevant informasjon som mulig og presenter sakene ryddig. Det kan være lurt å formulere sakene med klart forslag til vedtak

  5. Gjennomføring

    Styret sørger for at alle som møter på årsmøte/generalforsamling blir registrert og krysset av på eierlisten. Fullmakter blir også registrert. Årsmøtet/generalforsamlingen ledes normalt av styrelederen med mindre det velges en annen møteleder. Det skal velges en referent og minst en annen eier til å skrive under protokollen.

  6. Forbered valg av nytt styre

    Mange boligselskaper praktiserer ordningen med en valgkomité. Komiteen kontakter aktuelle kandidater til styreverv i forkant av årsmøtet/generalforsamlingen. I sameier og borettslag velger årsmøtet/generalforsamlingen styreleder særskilt, mens det i aksjelag ikke alltid er direktevalg på styreleder. Skriftlig avstemning er ofte vanlig ved slike valg, men er ikke et lovkrav. Eiere har mulighet til å fremme benkeforslag selv om det foreligger en innstilling til nytt styre.

  7. En hyggelig ramme

    Årsmøtet/generalforsamlingen er ikke bare en formell arena, men også et viktig møtepunkt for beboerne der viktige saker diskuteres. En hyggelig ramme for møtet med enkel servering er en god investering i godt naboskap og gode beslutninger.

  8. Utsendelse av referat

    Et godt referat er nyttig for eiere som var forhindret fra å komme og er en god oppsummering for de som var til stede. Det anbefales derfor at referatet er fyldigere enn minstekravet til protokollen, som skal angi:

    • hvilket selskap som holder møtet
    • tid og sted for møtet
    • valg av møteleder og underskrivere
    • hvor mange aksjer som var representert
    • møtets godkjennelse av innkallingen
    • vedtak som er gjort på møtet

Lykke til!

 

Kilder: Kilder: Huseiernes landsforbund, OBOS, NBBL, ABBL, Aftenposten
Nyttig littertur finner du på NBBL http://www.nbbl.no/nettbutikk