Hopp til innholdet

Tips for ferske styremedlemmer

Generalforsamlingen er boligselskapets og aksjeselskapene øverste myndighet. For sameier er dette årsmøtet. Godt forberedte saker og en ryddig innkalling skaper grunnlag for gode beslutninger. Dette bør du huske på:

  1. Sett dato og frist for saker

    Ordinært årsmøte for boligsameier og generalforsamling skal avholdes hvert år innen utgangen av juni måned. I forkant av ordinært årsmøte/generalforsamling skal styret varsle andelseierne om dato for møtet og om frist for innlevering av saker som ønskes behandlet. I utgangspunktet er ingen sak for stor eller for liten for behandling.

  2. Innkalling

    Det er styrets ansvar å innkalle til årsmøtet/generalforsamlingen. Den formelle innkallingen skal sendes ut skriftlig mellom 8 og 20 dager før møtet. I innkallingen skal sakene som skal behandles være angitt. Noen saker krever avgjørelse med minst to tredjedels flertall og dette skal være angitt i innkallingen. Dersom en andelseier ønsker en sak behandlet, skal den føres opp i innkallingen dersom styret har mottatt saken innen tidsfristen.

  3. Agenda

    Det er flere faste poster som skal behandles på ordinært årsmøte/generalforsamling, som:

    • Godkjenning av årsregnskap
    • Valg av styremedlemmer og varamedlemmer
    • Eventuelt valg av revisor
    • Fastsetting av godtgjørelse til styret

    I tillegg kommer andre saker som er nevnt i innkallingen. En ryddig agenda gir møtedeltakerne oversikt og legger grunnlaget for en god gjennomføring av møtet.

  4. Godt forberedte saker

    Kvaliteten på beslutningene blir best når sakene er skikkelig forberedt og presentert i innkallingen. Innhent derfor så mye relevant informasjon som mulig og presenter sakene ryddig. Det kan være lurt å formulere sakene med klart forslag til vedtak

  5. Gjennomføring

    Styret sørger for at alle som møter på årsmøte/generalforsamling blir registrert og krysset av på eierlisten. Fullmakter blir også registrert. Årsmøtet/generalforsamlingen ledes normalt av styrelederen med mindre det velges en annen møteleder. Det skal velges en referent og minst en annen eier til å skrive under protokollen.

  6. Forbered valg av nytt styre

    Mange boligselskaper praktiserer ordningen med en valgkomité. Komiteen kontakter aktuelle kandidater til styreverv i forkant av årsmøtet/generalforsamlingen. I sameier og borettslag velger årsmøtet/generalforsamlingen styreleder særskilt, mens det i aksjelag ikke alltid er direktevalg på styreleder. Skriftlig avstemning er ofte vanlig ved slike valg, men er ikke et lovkrav. Eiere har mulighet til å fremme benkeforslag selv om det foreligger en innstilling til nytt styre.

  7. En hyggelig ramme

    Årsmøtet/generalforsamlingen er ikke bare en formell arena, men også et viktig møtepunkt for beboerne der viktige saker diskuteres. En hyggelig ramme for møtet med enkel servering er en god investering i godt naboskap og gode beslutninger.

  8. Utsendelse av referat

    Et godt referat er nyttig for eiere som var forhindret fra å komme og er en god oppsummering for de som var til stede. Det anbefales derfor at referatet er fyldigere enn minstekravet til protokollen, som skal angi:

    • hvilket selskap/sameie som holder møtet
    • tid og sted for møtet
    • valg av møteleder og underskrivere
    • hvor mange aksjer/seksjoner som var representert
    • møtets godkjennelse av innkallingen
    • vedtak som er gjort på møtet

Lykke til!

Kilder: Huseiernes landsforbund, OBOS, NBBL, ABBL, Aftenposten
Lov om eierseksjoner og Lov om aksjeselskap